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海運操作規(guī)程

1.1海運委托的確認

1.1.1客服代表接到客戶的具體服務(wù)需求意向后,將信息反饋給海運操作,由海運操作向相關(guān)供方詢價,再綜合各供方的價格及所提供服務(wù)標準后整理一個對外報價并交由客服

代表給客戶井填寫<詢、報價記錄單》>。

1.1.2客戶口頭確定委托后,客服代表將我司空白《海運委托書》>傳真給客戶,告知客戶填寫相關(guān)欄目核對無誤后簽名或加蓋公司章傳真給我司。

1.2處理海運委托

1.2.1海運操作員收到客戶回傳的《<海運委托書>后,填寫《訂艙單>>并傳真給相關(guān)供方,對于事先已確定船名/航次的要在<訂艙單>>上注明相應(yīng)的航次和日期。如果供方?jīng)]有指定格式的《訂艙單>,就直接出具我司<海運委托書》

1.2.2安排提貨

a)對于內(nèi)貿(mào)集裝箱的提貨服務(wù),海運操作填寫《<派車單》>傳真給國內(nèi)拖車行,并將拖車行反饋的提貨司機資料告知發(fā)貨人

b)對于中港車和海關(guān)監(jiān)管車提貨服務(wù),要提前填寫《派車單》>給相應(yīng)的運輸公司,請其回傳司機資料含海關(guān)ID編碼、車牌號、司機姓名、司機手冊編號等給我司,我司收到資料后即反饋給發(fā)貨人或報關(guān)行安排貨物報關(guān),報關(guān)、提貨同時進行。

1.2.3安排重柜回場

回場時,如果有隨貨文件交接,海運操作員在(<派車單》》上要詳細注明交接注意事項和文件名稱等。對于客戶自送貨,將承運人的訂艙確認書傳真給發(fā)貨人,由發(fā)貨人自己安排送貨進碼頭及自行安排報送

1.2.4出口貨物報關(guān)。客戶委托我司報關(guān)的,海運操作將客戶提供的報關(guān)資料轉(zhuǎn)交給報關(guān)行進行報關(guān),并跟進報送的進度,確保在截送前放行。

1.2.5客服代表將此票委托相關(guān)信息錄入TPL系統(tǒng),建立工作號。

1.3文件的整理

1.3.1向發(fā)貨人取得必要的貨物相關(guān)文件,如發(fā)票和裝箱單等

1.3.2根據(jù)客戶提供的貨物資料按照提單格式制作提單

1.3.3核對文件相關(guān)內(nèi)容準確無誤后將提單內(nèi)容傳真給發(fā)貨人確認。

1.3.4發(fā)貨人確認提單內(nèi)容后,將提單內(nèi)容提供給船公司或貨代,并與其核對提單內(nèi)容,確保所提供的裝船信息與發(fā)貨人確認的提單內(nèi)容一致

1.3.5船離開起運港后將裝船信息發(fā)送給目的地代理,通知代理準備接貨

1.4貨物跟蹤

海運操作員在預計貨到港前一日登陸船公司查詢系統(tǒng),跟蹤查詢貨物具體在途情如有航班延誤等異常情況出現(xiàn)應(yīng)及時與相應(yīng)供方溝通采取相關(guān)措施進行補救并如實反饋給客戶。門到門貨物還要與目的地代理、辦事處溝通相關(guān)信息并在目的地完成派送服務(wù)后取得收貨人的簽收單。將貨物相關(guān)信息錄入TPL相應(yīng)狀態(tài)欄,

以便部分客戶直接從網(wǎng)上查詢

1.5客戶的特殊要求

1.5.1修改海運提單:海運操作員在接到客戶書面確認更改海運提單的要求、更改具體內(nèi)容和同意承擔相關(guān)費用后方可通知船公司改單并取得船公司的最終確認件提交給客戶。

1.5.2代買貨物保險:海運操作收到客戶<海運委托單》上注明要買保險的,要及時與客戶聯(lián)系取得貨物商業(yè)發(fā)票或合同。并將此貨物詳細資料提供給保險公司,確定保險標的物為投保范圍內(nèi)物品后再進一步與供方聯(lián)系獲取貨物運輸資料如提單號,船名,航次等。登陸保險公司網(wǎng)站進行投保,經(jīng)保險公司核保后出具正本保單

1.6結(jié)算

1.6.1與供方確認委托發(fā)生費用,請供方出具其帳單,送在貨到港前交由結(jié)算人員安排支付在供方確認款到帳后,要求供方通知其目的地放貨給我司指定的收貨人

1.6.2由結(jié)算員出具< ebit Note>)給客戶并請客戶確認( ebit Note>>上所列費用后回傳給我司。協(xié)議客戶不用再確認回傳相關(guān)費用

1.6.3由結(jié)算員將相關(guān)費用明細根據(jù)工作編號錄入到TPL結(jié)算系統(tǒng)。

1.6.4結(jié)算員在客戶確認費用后,開出發(fā)票,寄給發(fā)貨人,要求對方付款

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